FAQ: Questions fréquentes sur l'ASMA

Les FAQs vous renseignent sur la façon optimale d'utiliser, dans le respect de la confidentialité, les fonctionnalités du site pour enregistrer un compte, vous affilier comme membre, vous inscrire à une activité de formation, payer votre cotisation ou votre participation aux frais d'une activité et recevoir les informations (adhésion, formations, newsletters, ...).

1. Utilisation de la nouvelle version de la "Plateforme d'inscriptions" et pourquoi je dois réenregistrer mes données personnelles de mon Profil ?

Si vous souhaitez bénéficier des offres d'activités de formation organisées par l'ASMA (ou la WVV), il est nécessaire d'avoir un compte ASMA (ou WVV), appelé "Profil".

Grâce à votre profil, vous pourrez facilement vous inscrire pour participer à ces activités de formation. Votre profil vous facilitera aussi l'affiliation à l'asbl ASMA en tant que membre effectif ou adhérent.

Fin 2021, nous avons complètement renouvelé et amélioré la "plateforme d'inscriptions" et la gestion de la base de données. Nous avons opté de ne pas reprendre les données de l'ancienne base de données utilisée jusqu'en fin 2021.

è Dès avril 2022, chaque utilisateur souhaitant bénéficier des avantages offerts par l'ASMA devra enregistrer de nouveau toutes ses données dans un nouveau compte ASMA, appelé Profil.

2. "Plateforme d'inscriptions" : quelle est la marche à suivre pour créer un profil ASMA ?

À partir d'avril 2022, nous demandons à tous les utilisateurs du site ASMA qui comptent participer aux activités de l'ASMA , en particulier aux formations organisées par l'ASMA, de créer un nouveau "Profil".

  • Cliquez sur "Plateforme d'inscriptions" (tout en haut à droite, sur chaque page du site https://asma.social) :
  • Vous constaterez que l'adresse URL est
    - soit https://asma.sinscrire.be/fr/login : vous cliquez indifféremment sur le bouton "S'inscrire" ou sur le bouton "S'enregistrer"
    - soit https://asma.sinscrire.be/fr?association_asma=true : vous cliquez sur le bouton "S'inscrire"
  • Sur la page "Enregistrer", complétez
    • vos données de connexion (et notez-les pour les garder en lieu sûr)
    • vos données personnelles demandées
    • votre adresse e-mail si vous souhaitez recevoir la Newsletter ASMA (et/ou la Nieuwsbrief WVV)
    • cochez la case "politique de confidentialité"
    • Cliquez sur le bouton "Enregistrer".
  • Vous recevrez un mail vous demandant de confirmer votre adresse e-mail qui vous servira désormais à vous connecter à votre profil : il suffit de cliquer sur le lien présenté dans ce mail : "Activer mon compte"
  • Lors de vos visites ultérieures sur la "Plateforme d'inscriptions", vous vous connecterez à votre "Profil" en cliquant sur le bouton "Connexion" (en haut et du côté droit)

3. "Plateforme d'inscriptions" : j'ai déjà un profil ASMA enregistré depuis avril 2022, comment y accéder ?

  • Sur la page initiale de la "Plateforme d'inscriptions", cliquez sur le bouton "Connexion" (en haut et du côté droit) pour introduire votre identifiant et votre mot de passe, ensuite clic sur le bouton "Connexion" qui se trouve plus bas sur la page.
  • Si vous avez enregistré un profil, en cliquant sur votre nom (en haut à droite), vous pourrez
    • tenir à jour les données de votre profil
    • vous affilier comme membre de l'asbl ASMA et bénéficier entre autres de la participation gratuite aux activités de formation
    • vous inscrire aux activités de formation organisées par l'ASMA ou la WVV
    • faciliter l'enregistrement de vos points d'accréditation INAMI si vous y avez droit

4. Comment m'affilier comme membre de l'asbl ASMA ?

Vous avez intérêt à vous affilier comme membre de l'ASMA, afin de bénéficier de plus d'avantages, comme la gratuité pour la participation aux activités de formation.

Sur la page "Offre d'activités" :

  • si vous n'êtes pas connecté, cliquez en haut à droite, sur le bouton "Connexion" et connectez-vous
  • cliquez ensuite sur votre nom et puis sur l'option "Affiliation"
  • page "Activer l'affiliation ASMA"
    • vous complétez les 3 rubriques présentées en choisissant chaque fois l'option adéquate
    • si vous souhaitez bénéficier de l'accréditation INAMI, cochez la case et remplissez les rubriques "N° INAMI" et "N° du Registre National"
    • activation de l'affiliation :
      • si vous êtes employé d'une organisation/entreprise qui verse d'emblée le montant de la cotisation sur le compte bancaire de l'ASMA, vous n'aurez rien à payer : vous cliquez sur le bouton "Activer l'affiliation"
      • si ce n'était pas le cas, vous payez en ligne : cliquez sur le bouton "Payer"
        • page "Mollie" : vous pouvez payer par Bancontact,
          • soit avec l'app de votre smartphone en scannant le code QR,
          • soit avec votre carte bancaire (mentionnez le n° de la carte bancaire (par le n° de compte !) et l'échéance de votre carte, puis cliquez sur le bouton "Poursuivre"
        • il se peut que vous deviez confirmer votre paiement avec votre lecteur de carte bancaire.
    • vous recevez ensuite un mail "Votre affiliation à l'ASMA pour 2022 est active"; en annexe, vous trouverez votre attestation de paiement, mais vous pouvez aussi l'obtenir par le lien repris sur ce mail.

5. Comment puis-je savoir si je suis membre effectif ou membre adhérent ?

Nous vous référons à la page "REJOIGNEZ-NOUS" de notre site https://asma.social, vous y trouverez les conditions permettant l'affiliation comme membre effectif ou membre adhérent à l'asbl ASMA

En résumé,

  • si vous vous êtes affilié(e) et que vous êtes médecin, vous avez la qualité de membre effectif et vous avez dès lors le droit de vote lors de l'assemblée générale de l'asbl ASMA
  • si vous exercez une fonction autre que celle de médecin, vous avez la qualité de membre adhérent. Les membres adhérents n'ont pas le droit de vote à l'assemblée générale.

6. S'inscrire à une activité de formation, j'ai déjà enregistré un "profil" depuis avril 2022

  • Pour cela il faut être sur la page "Offre d'activités" de la plateforme d'inscriptions
  • Si vous n'êtes pas connecté, votre nom n'apparaît pas en haut à droite de la page :
    • cliquez sur le bouton "Connexion" et mentionnez ensuite votre adresse e-mail qui sert d'identifiant et votre mot de passe
  • Vous êtes toujours sur la page "Offre d'activités", mais cette fois-ci en étant connecté avec votre profil : en haut à droite apparaît votre nom
  • Utilisez les filtres "Année", "Organisation", "Type" et éventuellement "Format", afin de faire apparaître le titre de l'activité à laquelle vous souhaitez vous inscrire. Vous pouvez désactiver les filtres choisis en cliquant sur le X (rouge) qui se trouve en-dessus du titre de l'activité
  • Sélectionnez l'activité souhaitée en cliquant dans le cadre de sa présentation
  • Vous obtenez la page présentant le détail de l'activité, avec, à droite, le cadre "S'inscrire".
  • Dans ce cadre "S'inscrire", cochez la case de chaque séance de l'activité à laquelle vous souhaitez participer.
  • Si vous avez droit à la gratuité, le bouton "Payer et s'inscrire" devient "S'inscrire"
  • Il se peut que même si vous êtes membre de l'ASMA ou de la WVV il vous est quand même demandé de payer un montant, par exemple pour la participation aux frais de catering (paiement via la page "Mollie", voir la question 4)
  • Si c'est le cas ou si nous ne bénéficiez pas de la gratuité pour la participation aux activités, parce que vous n'êtes pas membre de l'ASMA ou de la WVV, vous cliquez sur le bouton "Payer et s'inscrire" et vous serez dirigés vers la page de paiement via Mollie (voir la question 4.)

7. S'inscrire à une activité de formation sans être membre et sans "profil"

  • Si vous n'êtes pas membre de l'ASMA ni de la WVV, mais vous avez enregistré votre "profil" (ASMA ou WVV) avec vos données personnelles, vous pouvez vous inscrire sans être affilié à l'ASMA (ou la WVV), mais il vous sera demandé de payer une participation aux frais que vous payerez en ligne lors de votre inscription.
  • Si vous n'avez pas enregistré un "profil" (ASMA ou WVV) avec vos données personnelles, il n'est pas possible de vous inscrire pour participer à une activité de formation.
  • Il n'est pas possible de participer à une activité de formation organisée par l'ASMA (ou la WVV) sans s'inscrire au préalable.

8. Pourquoi ouvrir un compte personnel (profil) sur la Plateforme d'inscriptions de l'ASMA ?

  • Vous pouvez vous inscrire à une activité de formation sans être affilié comme membre de l'asbl ASMA (ou de la WVV).
  • Si vous n'êtes pas membre de l'ASMA, mais bien membre de la WVV, vous avez le même avantage que les membres de l'ASMA en ce qui concerne la participation gratuite tant aux activités organisées par la WVV que par l'ASMA.

Avec votre compte personnel ("Profil" enregistré sur la "Plateforme d'inscriptions" du site de l'asbl ASMA), si vous êtes passé par la page "Affiliation", vous pouvez cliquer sur le bouton en bas à gauche "Je ne souhaite pas m'affilier".
Sur la Page "Offre d'activités", vous pouvez vous inscrire pour des activités de formation organisées par l'ASMA ou par la WVV et y participer, après avoir payé en ligne votre participation aux frais.
Vous bénéficierez de l'enregistrement facilité des points d'accréditation INAMI du fait de cette participation à une activité de formation et vous pouvez télécharger les fichiers numériques des présentations données par les orateurs durant les formations ou encore d'autres documents

  • Si vous répondez aux conditions pour être membre de l'asbl ASMA, vous pouvez vous affilier comme membre de l'asbl ASMA pour la durée de l'année sociale et payer en ligne le montant annuel (250 €) de votre cotisation (à moins qu'il soit prévu que votre entreprise verse d'emblée le montant de votre cotisation sur le compte de l'ASMA). Vous bénéficiez alors
    • de l'inscription gratuite aux activités de formation organisées par l'ASMA et la WVV (si vous êtes membre de l'ASMA ou de la WVV)
    • de l'enregistrement facilité des points d'accréditation INAMI du fait de cette participation à une activité de formation
    • de la possibilité de télécharger les fichiers numériques des présentations données par les orateurs durant les formations ou encore d'autres documents
    • d'autres avantages décidés par l'Organe d'Administration en faveur de ses membres.

9. Pourquoi renouveler chaque année son affiliation à l'ASMA ?

Si vous souhaitez être membre de l'ASMA et si vous répondez aux conditions, il vous est demandé de vous affilier personnellement via la "Plateforme d'inscriptions" de notre site etde payer en ligne la cotisation (à moins qu'il soit prévu que votre entreprise verse d'emblée le montant de votre cotisation sur le compte de l'ASMA).

Chaque année, vous renouvelez personnellement votre affiliation à l'ASMA et payez la cotisation.

Même si votre employeur versait directement sur le compte de l'ASMA le montant de la cotisation en votre faveur, le renouvellement n'est pas automatique, car, l'ASMA s'engage à appliquer les dispositions de la réglementation européenne en matière de respect des données à caractère personnel (RGPD). Le renouvellement de l'affiliation n'est donc plus automatique depuis 2017.

10. Pourquoi et comment s'inscrire à une formation et éventuellement payer la participation aux frais ?

L'inscription préalable (et de préférence avant la date limite annoncée) est nécessaire pour le service traiteur (catering) qui a besoin de savoir le nombre prévu de participants à la journée. Nous tâchons d'éviter le gaspillage de nourriture et, en même temps, nous souhaitons que tous les participants bénéficient d'un lunch suffisant.

En outre, cela permet d'établir les listes de présence que vous signez au début et à la fin de chaque séance (matinée et après-midi).

Enfin, la procédure de communication et d'enregistrement par batch à l'INAMI des "Credit Points" promérités, dans le cadre de l'accréditation en faveur de ceux qui y ont droit, nécessite l'enregistrement préalable de votre inscription.

Pour vous inscrire aux séances d'une journée organisée par l'ASMA :

  • soit via le site https://asma.social allez d'emblée sur la page de la journée de formation (Page "ACTIVITES" > "TOUTES INFOS PRATIQUES") : vous y trouvez toutes les informations utiles et ensuite cliquez sur le bouton "S'INSCRIRE À L'ACTIVITE", l'écran présente la page de la Plateforme d'inscriptions (commune à l'ASMA et à la WVV)
  • soit via la "Plateforme d'inscriptions" : voir la FAQ n° 6

Si vous souhaitez bénéficier de la gratuité du fait que vous êtes déjà affilié(e) comme membre de l'ASMA ou de la WVV :

voir la FAQ n°6

Si vous ne souhaitez pas être affilié(e) comme membre de l'ASMA (ou de la WVV) et vous êtes disposé(e) à payer votre participation aux frais pour l'activité (et vous n'avez jamais enregistré de données personnelles dans un "Profil") :

  • voir la FAQ n°2 pour créer votre "Profil"
  • ensuite voir la FAQ n°7 pour vous inscrire sans vous affilier

11. Pourquoi et comment s'inscrire à la Newsletter ASMA ?

La Newsletter ASMA vous informe notamment

  • au sujet des activités organisées par l'ASMA, comme les formations accréditées donnant droit à des "Crédits Points" pour les médecins qui y ont participé et pour autant qu'ils entrent en ligne de compte pour "l'accréditation INAMI"
  • en outre, toute activité de formation annoncée dans la Newsletter ASMA est, de ce fait, le signal que les inscriptions pour cette formation sont ouvertes
  • au sujet d'autres informations susceptibles de vous intéresser, comme des congrès et colloques organisés par l'UEMASS, des instances scientifiques ou autres, de la documentation dans le domaine de la médecine d'assurance sociale ou de la recherche scientifique
  • au sujet des modifications des statuts ou de la composition de l'Organe d'administration de l'ASMA
  • parfois au sujet d'aspects pratiques ou de nouveautés de notre site https://asma.social

Pour recevoir la Newsletter,
- soit via le site ASMA : dans le bas de la page ACCUEIL, mentionnez votre adresse e-mail de réception de la Newsletter et cliquez sur le bouton "S'INSCRIRE À LA NEWSLETTER". Un message de remerciement confirme votre inscription. C'est gratuit et il n'est pas nécessaire d'être membre de l'ASMA
-soit via la Plateforme d'inscription : au bas de chaque page vous avez la possibilité d'enregistrer votre adresse e-mail pour recevoir la "Newsletter l'ASMA", mais aussi la "Nieuwsbrief WVV".

12. J'ai oublié mon "identifiant" (adresse e-mail utilisée) pour me connecter à mon "profil" sur le site ASMA

Dans ce cas, adressez-vous par mail à l'administrateur du site ASMA en cliquant sur ce lien : info@asma.social. Une page de message mail s'ouvrira. Vous y complétez vos coordonnées. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Merci.

Ne tentez en aucun cas d'enregistrer un nouveau profil de données à votre nom !

13. J'ai oublié mon mot de passe pour me connecter à mon "profil" sur le site ASMA

Dans ce cas, cliquez sur "Mot de passe oublié ?" et indiquez votre adresse e-mail (identifiant) .

Vous recevez ensuite un mail d'asma@sinscrire.be, avec les instructions à suivre pour créer un nouveau mot de passe.

Ne tentez en aucun cas d'enregistrer un nouveau profil de données à votre nom !

14. Si je verse personnellement le montant de ma cotisation de membre de l'ASMA, est-ce que je reçois un mail de confirmation ?

Oui, vous recevrez un mail provenant d'asma@sinscrire.be confirmant votre paiement de la cotisation.

Vous pouvez également télécharger cette attestation de paiement de votre cotisation via votre "Profil".

15. Si je m'inscris à une séance de formation, est-ce que je reçois une confirmation par mail ?

Oui, vous recevrez un mail provenant d'asma@sinscrire.be.

16. Si je verse personnellement le montant de la participation aux frais de la séance d'activité de formation pour laquelle je me suis inscrit(e), est-ce que je reçois un mail de confirmation ?

Oui, vous recevrez un mail d'asma@sinscrire.be confirmant votre inscription et le paiement de la participation aux frais.

Vous pouvez également télécharger via votre "profil" cette attestation de paiement de votre participation aux frais pour la ou les séances de formation.

17. Est-ce que mon employeur peut payer directement et collectivement les montants de la cotisation ?

Cette modalité de versement du montant de votre cotisation à l'ASMA par votre employeur directement sur le compte bancaire de l'ASMA est possible.

Nous tenons compte des organisations / entreprises qui le font habituellement. En effet, dans ce cas, il ne vous est pas demandé de verser vous-même en ligne le montant de votre cotisation sur le compte bancaire de l'ASMA.

Si l'enregistrement votre affiliation à l'ASMA avait lieu après que votre employeur a payé les cotisations sur base de sa liste de personnes membres de l'ASMA et que votre nom ne s'y trouvait pas, l'ASMA enverra une facture à votre employeur.

Sachez par ailleurs, qu'à la suite des nouvelles dispositions européennes en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée (RGDP), nous avons découplé le versement du montant de la cotisation de l'affiliation annuelle qui doit être enregistrée individuellement par chaque membre. En outre, cette procédure vous permet de décider vous-même en toute liberté d'être membre de l'ASMA.

Ainsi, si vous (médecin ou paramédical) répondez aux conditions pour être membre de l'asbl ASMA, vous vous enregistrez vous-même, chaque année, via l'application prévue sur le site web https://asma.social (sur la page du site, cliquez en haut à droite sur "Plateforme d'inscriptions"). Votre affiliation comme membre de l'ASMA est admise lorsque, en outre, le trésorier a enregistré le versement de votre cotisation, selon le cas, par vous-même ou par votre employeur.

18. Comment poser une question au Webmaster du site ASMA, au trésorier de l'ASMA ou au secrétariat de l'ASMA ?

Rendez-vous sur la Plateforme d'inscriptions et cliquez sur "Contact" (bouton tout en haut) ou sur la page "CONTACT" du site ASMA, où il vous est loisible de laisser un message à l'attention du secrétariat, du trésorier et du webmaster.

Vous pouvez aussi lui adresser un mail à l'adresse info@asma.social.

Par exemple :

  • vous souhaitez aborder un aspect du Website ASMA
  • vous souhaitez utiliser une autre adresse e-mail comme identifiant lorsque vous vous connectez via la "Plateforme d'inscriptions". Cela peut arriver en cas de modification de votre adresse e-mail professionnelle, à la suite d'un changement d'environnement professionnel. Quoiqu'il en soit, ne tentez en aucun cas d'enregistrer un nouveau profil de données à votre nom !
  • vous avez tout simplement oublié votre identifiant. Quoiqu'il en soit, ne tentez en aucun cas d'enregistrer un nouveau profil de données à votre nom !
  • vous avez des questions au sujet de votre affiliation comme membre de l'ASMA
  • vous avez des questions sur l'inscription aux activités organisées par l'ASMA
  • votre/vos inscriptions(s) aux activités prévues devraient être adaptées, peu importe la raison
  • vous souhaitez communiquer un ou des thèmes de formation professionnelle pour nos "Journées ASMA"
  • etc.

19. Quel est l'usage fait des données de mon compte personnel ? Sont-elles sécurisées et confidentielles ?

Toutes les données personnelles sont sauvegardées dans un registre commun aux 2 associations qui sont la WVV (Wetenschappelijke Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde), et l'ASMA (Association Scientifique de Médecine d'Assurance).

Elles ne peuvent être partagées qu'entre ces 2 associations et uniquement lorsque la gestion de vos données concerne une de ces associations et, dans ce cas, à condition que vous soyez d'accord avec le contenu de la "politique de confidentialité" (case cochée lorsque vous avez enregistré les données personnelles de votre profil).

Ces données servent donc à gérer votre affiliation comme membre d'une de ces associations, à nous permettre de contribuer à parfaire votre formation professionnelle tant médicale que scientifique et administrative, de gérer l'enregistrement de vos "Credits Points" dans votre dossier personnel "Accréditation" de l'INAMI et de vous faire parvenir des informations (notamment via la Newsletter) concernant des activités de l'ASMA.

Si vous avez enregistré les données de votre profil dans le cadre de l'ASMA, le gestionnaire de la WVV peut vérifier si votre affiliation est en règle ou d'autres données, mais ne peut pas gérer ces données. Seul le responsable du traitement des données personnelles enregistrées pour l'ASMA peut gérer vos données. Et vice versa si vos données étaient enregistrées dans le cadre de la WVV.

Elles ne sont communiquées à aucun autre tiers, sauf

  • lorsque nous faisons appel à une application de mailing, par exemple pour vous envoyer les "Newsletters ASMA", pour autant que vous ayez enregistré votre adresse e-mail pour la recevoir
  • lorsque nous faisons appel à un sous-traitant, par exemple un service de diffusion d'une activité de formation par visioconférence ou E-learning, afin de permettre la communication de vos liens personnels de connexion, la gestion de votre participation, de vos messages par "Chat", etc.

Les sous-traitants sont soumis à des règles de protection de vos données personnelles équivalentes aux nôtres.

20. Je suis membre de l'ASMA, comment puis-je m'inscrire et participer gratuitement à une activité de formation organisée par la WVV ?

Via la plateforme d'inscriptions, sur la page "Offre d'activités", choisissez les filtres pour afficher les activités de formation annoncées par la WVV, puis vous vous inscrivez selon vos choix des séances.

Ensuite référez-vous à la FAQ n° 6.

21. Je suis membre de la WVV, comment puis-je m'inscrire et participer gratuitement à une activité de formation organisée par l'ASMA ?

Via la plateforme d'inscriptions, sur la page "Offre d'activités", choisissez les filtres pour obtenir les activités de formation annoncées par l'ASMA, puis vous vous inscrivez selon vos choix des séances.

Ensuite référez-vous à la FAQ n°6.